Sprawne zarządzanie zasobami ludzkimi wymaga skrupulatności oraz wiedzy na temat przepisów prawa pracy. Od tego, jak prowadzona jest m.in. dokumentacja pracownicza, zależy bowiem funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Odpowiednie zarządzanie aktami pozwala na szybkie odnalezienie informacji o osobach zatrudnionych. Ponadto dbanie o właściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej pomaga uniknąć wycieku danych pracowników.
Jakie dokumenty składają się na akta osobowe pracownika?
Każda firma zatrudniająca personel powinna właściwe katalogować informacje o poszczególnych osobach. Aby tego dokonać, trzeba jednak wiedzieć, z jakich dokumentów składają się akta osobowe pracownika. Do najważniejszych elementów tej kategorii należy m.in:
- umowa o pracę,
- oświadczenia potwierdzające wykształcenie,
- dokumenty dotyczące szkoleń i uprawnień.
Ponadto w dokumentacji pracowniczej muszą znaleźć się również zaświadczenia lekarskie, ewentualne umowy dodatkowe (np. o zakazie konkurencji).
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej czy papierowej?
Wiedząc już, jakie dokumenty należy przechowywać, konieczne jest także odpowiedzenie sobie na pytanie, w jaki sposób to robić. Współcześnie prowadzenie dokumentacji pracowniczej może odbywać się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wybór odpowiedniej metody zależy przede wszystkim od możliwości technicznych. Prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej pozwala na łatwiejsze zarządzanie danymi, jednak wymaga zabezpieczenia systemów.
Przez jaki czas trzeba przechowywać dane pracownika po rozwiązaniu współpracy?
Okres archiwizowania dokumentacji pracowniczej jest regulowany przepisami prawa pracy. Zgodnie z obowiązującymi ustaleniami akta osobowe pracownika, który podjął zatrudnienie przed 1 stycznia 2019 roku, powinny być przechowywane przez okres 50 lat od zakończenia zatrudnienia. W przypadku osób zatrudnionych później okres ten skraca się do 10 lat.
Odpowiednie prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej to istotne kwestie w prawidłowym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Dzięki znajomości przepisów prawa pracy oraz właściwej organizacji, można uniknąć problemów związanych z kontrolami czy utratą ważnych danych.
