Offboarding w czasie pracy zdalnej
Offboarding jest istotnym elementem z cyklu życia zatrudnionej osoby. Tak naprawdę zamyka pewien etap życia pracownika w organizacji, lecz tylko z pozoru. To bardzo ważne, aby pozostawić po sobie jak najlepsze wrażenie i aby pracownik czuł się zaopiekowany, nawet gdy praca przebiega zdalnie. Kluczowym punktem w offboardingu w czasie pracy zdalnej jest komunikacja między odpowiednimi zespołami i z osobą, która odchodzi z organizacji.
A więc co zrobić, aby proces offboardingu był łatwiejszy?
Poinformować osoby zainteresowane
Ważne jest, aby nastąpiło przekazanie informacji o zaistniałej sytuacji. Dobrze, jeśli zrobi to lider zespołu lub przełożony. Powinien on zadbać także o poinformowaniu osób zainteresowanych odejściem pracownika (np. dział kadr) oraz kontrahentów spoza zespołu, którzy bezpośrednio współpracują z daną osobą.
Natomiast jeśli to pracownik postanowił odejść, taką informację można przekazać szerzej – np. w formie maila do wszystkich pracowników lub konkretnego działu, w którym dana osoba pracuje. Można dołożyć kilka słów o powodach tej decyzji wraz z życzeniami powodzenia dla odchodzącej osoby.
Zorganizować Exit interwiew
Exit interview to nic innego jak podsumowująca rozmowa, którą przeprowadza się z pracownikiem odchodzącym z firmy. Warto zrealizować ją niezależnie od tego, czy decyzję o rozstaniu podjął pracodawca, czy pracownik. Jeżeli zostanie poprowadzona w odpowiedni sposób, pozwala zebrać wiele wartościowych informacji zwrotnych. Na ich podstawie można wprowadzić lepsze zmiany w organizacji.
W trakcie rozmowy warto też poruszyć kwestie dotyczące takich spraw jak: powód rozstania, przebieg procesu przekazania obowiązków oraz możliwość zakomunikowania swoich obaw czy emocji przez pracownika.
Exit interview z reguły powinna być zorganizowana przez pracownika HR.
Natomiast nie ważne czy jesteśmy zmuszeni przeprowadzić rozmowę zdalną, czy mamy możliwość spotkania się na żywo. Dialog zawsze powinien być poprowadzony z kulturą i empatią. Jeśli jednak zajmujemy się tym zadaniem na odległość, koniecznie należy włączyć kamerę i zadbać o ciszę podczas rozmowy.
Dopilnować właściwego przekazania obowiązków
Rozdysponowanie obowiązków odchodzącego pracownika jest kluczowe dla zachowania ciągłości pracy. Niestety, często osoba kończąca współpracę z nami ma swoje własne podejście do przekazywania zadań. Dlatego warto to sobie poukładać w organizacji. Możemy poprosić pracownika o podzielenie się wiedzą i zadaniami z inną osobą, która będzie niebawem za te role odpowiadać. Nawet jeśli nie mamy jeszcze zastępstwa, trzeba zagwarantować transfer spraw bieżących w ramach firmy/działu/zespołu.
Kwestie administracyjne co do ostatniego dnia w pracy powinniśmy również wyjaśnić, jak np. oddanie laptopa służbowego lub kart dostępu.
Zadbać o drobny gest na pożegnanie
Drobne gesty są zawsze dobrze odbierane, a pracownik czuje się otoczony troską przez firmę, mimo że być może niedawno dostał wypowiedzenie. Wystawienie pozytywnych referencji lub rekomendacja danej osoby dalej, też będzie odznaczała się życzliwością i wsparciem względem odchodzącego pracownika.
Warto nie palić za sobą mostów, ponieważ nie wiadomo kiedy nasze drogi ponownie się skrzyżują ?
Offboarding w czasie pracy zdalnej jest wyzwaniem samym w sobie. Jest to trudny moment dla całej organizacji, dlatego ważne jest, by właściwie ten proces zaplanować!
I istotne jest, aby pamiętać, że pracownik wychodzący z organizacji, to wizytówka firmy. A więc, jeśli wspomnienia pracownika z ostatnich dni w przedsiębiorstwie będą pozytywne, na ogół będzie on skłonny mówić dobrze o swoim byłym pracodawcy ?
Bibliografia
https://budgetbee.io/blog/offboarding-online/
https://gojtowska.com/2020/05/06/co-to-jest-offboarding/
https://nofluffjobs.com/blog/gdy-z-firmy-odchodzi-czlonek-zespolu-czyli-jak-przeprowadzic-offboarding-pracownika/
