parallax background

Biura typu OPEN SPACE.. HOT or NOT?

Biura typu Open space. Współpraca jeszcze nigdy nie była tak łatwa — przynajmniej tak mogłoby się wydawać.. 

Otwarte, niemalże nieograniczone przestrzenieoparte na interakcji pracowników zastępują jednoosobowe boksy. Zdecydowanie zwiększa się pole ludzkiej widoczności w obrębie przestrzeni pracy. Rozmowy ustępują miejsca korporacyjnym mediom społecznościowym, takim jak Slack i Microsoft Teams. Oprogramowania do spotkań wirtualnych, np. ZoomGoToMeeting i Webex, zastępują spotkania osobiste, dzięki czemu pracownicy są bardziej obecni.  

Łatwo zaobserwowaćże odkąd nastąpił progres technologiczny w oświetleniu i wentylacji, współpraca zmieniła się w sposób dynamicznya praca w wysokich biurowcach jeszcze nigdy nie była tak łatwo dostępna. Ba! Jeszcze nigdy wcześniej nie była tak wydajna. Trendy w projektowaniu miejsc pracy zaczęły stawiać na więź, interakcję między pracownikami oraz na łatwo dostępną współpracę.  

Pierwszy projekt biura typu open space powstał już w 1950. Został on przygotowany przez zespół z Hamburga, który uważał, że zdecydowanie ułatwi to komunikację między pracownikami. Dziś około 70% wszystkich obszarów pracy przyjęło ten trend, więc można śmiało założyć, że idea sama w sobie jest słusznaCzy jednak na pewno? Niektóre z badań wskazują bowiem na coś zgoła innego. 

 

Wady i zalety Open Space

Przeanalizujemy dla Was wady i zalety funkcjonowania w przestrzeni open space oraz postaramy się wyjaśnić, dlaczego niektórzy pracownicy wciąż chowają się za ściankami działowymi.

Jak się okazuje w miarę rozpowszechniania się otwartych przestrzeni biurowych, zaobserwowano zachowania sprzeczne z oczekiwaniami projektantów i pragnieniami menedżerów. W wielu miejscach pracy, które poddane zostały analizie badawczej, zauważono, że struktury „open space tłumią interakcje face to face. Dokładnie odwrotnie do ich zamierzonego celu, bo przecież nowoczesne miejsca pracy zostały zaprojektowane tak, aby ułatwić i spotęgować komunikację. 

Badanie wykazało, że pracownicy w biurach open space spędzają 73% mniej czasu na kontaktach twarzą w twarz, a wykorzystanie poczty e-mail i wiadomości wzrosło o ponad 67%. 

Istnieje wiele publikacji dywagujących na temat zalet i wad otwartych przestrzeni pracy w biurowcach. Większość badań jako zalety pracy w otwartych przestrzeniach podają: 

  • lepszą komunikację, 
  • efektywniejszą współpracę  
  • wzrost szybkość pracy,  
  • zwiększoną produktywność. 

 

Warto sobie jednak zadać pytanie, jak wygląda druga strona medalu, jeśli pod uwagę weźmiemy takie czynniki jak kreatywność i efektywności. Co się dzieje z prywatnością, poufnymi rozmowami telefonicznymi, video konferencjami itp.? 

Głównymi wadami biur„open space” są zdecydowanie: 

  • brak prywatności 
  • brak indywidualnej przestrzeni do pracy  
  • wymuszona kreatywność – wszystkie oczy skierowane są na pracownika, co stanowi problem w przypadku np. introwertyka 
  • hałas wpływający na trudności w koncentracji 

 

Praca w otwartej przestrzeni

Pracownicy, pytani o komfort pracy w otwartej przestrzeni często narzekali, że czują się zbyt narażeni na opiniowaniew połączeniu ze zbyt dużym hałasem, nie są wystarczająco skoncentrowani. Wynika to z prostej zależności — każdy z nas ma swój własny rytm. Ludzie przychodzą do pracy w innym czasie, robią sobie przerwę o różnych porach, chcą się spotykać o różnych godzinach i są najbardziej produktywni w różnych porach dnia.  

Nasze środowisko społeczne odgrywa dużą rolę w zdolności do bycia proaktywnym i zmotywowanym. Sukces w nowoczesnych miejscach pracy często zależy od tego, jak dobrze poszczególne osoby współdziałają ze sobą i z organizacją. 

Badania wykazały, że czas, jaki pracownicy spędzają na „wspólnych działaniach”, rozrósł się o 50% w ciągu ostatnich dwóch dekad. 

Okazało się, że miejsca pracy, które ułatwiają częstsze kontakty z innymi, poprawiły komunikację i współpracę, oraz satysfakcję z pracy i wsparcie społeczne. 

 

Projektowanie miejsca pracy

Budowanie silnego poczucia wspólnoty było kluczowym czynnikiem sukcesu dostawcy przestrzeni coworkingowej. Osiągnięto to w dużej mierze poprzez odpowiednie zaprojektowanie przestrzeni pracy  jasne przestrzenie, wąskie korytarze, wspólne kuchnie i itp. Ponadto analizy wykazały, że estetyka miejsca pracy może pomóc w tworzeniu zaufania do pracodawcy. 

Inne aspekty projektowania miejsca pracy, takie jak widoki przyrody lub dostęp do światła dziennego, mogą uzupełniać zasoby poznawcze nawet w przypadku miejsc pracy z dużym współczynnikiem rozpraszania uwagi.  

three-women-using-social-network-each-technology

Innowacyjne rozwiązanie zdecydował się wprowadzić zespół Microsoft. Przestrzeń pracy podzielili na zamknięte i prywatne biura, a kiedy pracownicy muszą współpracować, po prostu spotykają się na korytarzu, gdzie prowadzą rozmowy. Kiedy kończą, wszyscy wracają do swojej strefy prywatności. 

Z drugiej strony zamiast spotkań pracowników na korytarzach pojawiają się nowe koncepcje biurowe, które łączą w sobie wygodną przestrzeń, w której pracownicy mogą razem siedzieć i współpracować. Koncepcja ta jest zrównoważona przez prywatne sale telefoniczne i zamknięte przestrzenie do spotkań.  

Estetycznie zadowalające otoczenie może zapewnić regenerujące doświadczenie dla pracownika, zwłaszczaże umiejętność skupienia się na zadaniu bez przerywania i rozpraszania się jest niezbędne do efektywnej pracy. 

 

Prywatność i koncentracja w miejscu pracy

Prywatność i koncentracja wydają się więc podstawą z punktu widzenia pracownika. 

Pomimo dążenia do kreatywnej kooperacji w miejscach pracy, wprost proporcjonalnie rośnie również potrzeba koncentracji indywidualnej. Udowodniono, że kiedy pracownicy nie mogą się skoncentrować, zwykle mniej się komunikują. Mogą nawet stać się obojętni na swoich kolegów. W wielu biurach na planie otwartym dążenie do zwiększonej interakcji i współpracy odbywa się kosztem zdolności do skupienia się i koncentracjiKiedy bodźce rozpraszające uwagę są w natężeniu, wyczerpują się zasoby poznawcze i emocjonalne. Rezultatem jest rosnący stres i błędy, obniżające wydajność. 

Zwiększone zatłoczenie w miejscu pracy i niski poziom prywatności prowadzą do zachowań obronnych i obciążają relacje w miejscu pracy. W tym miejscu pojawia się zadanie dla kadry zarządzającej. Polega ono na dostosowaniu tych wszystkich parametrów i stworzenie przestrzeni, sprzyjającej swobodnej pracy.  

Nasuwa się więc pytanie, dlaczego koncepcja biur open space przetrwała? 

 

Trend Open Space

Po nocy przychodzi dzień… I wygląda na to, że trend całkowitego open space w miejscach pracy mamy już za sobą, gdyż wielu pracodawców chce powrócić do przynajmniej częściowego przywrócenia ścian. Mimo wszystkich wzlotów i upadków trend otwartej przestrzeni biurowej wydaje się obecny w takiej czy innej formie.  

Ci, którzy obecnie pracują w biurach tego typu, nauczyli się, że praca w takiej przestrzeni nie zawsze jest łatwa, bezpieczna i przyjemna oraz że każdy szuka miejsca do pracy, która będzie należała tylko do niego.  

 

Czasami konieczne jest również, aby ludzie spotykali się i pracowali razem, aby mogli łatwiej wymyślić rozwiązania i wykonać zadanie, a to z pewnością wymaga wspólnego obszaru. W biznesie czasami konieczna jest współpraca, bo im więcej ludzi, tym więcej umiejętności i sposobów myślenia. 

Wydaje się więc słusznym stwierdzenie, że ten trend prawdopodobnie pozostanie na zawsze, ale niektóre jego modyfikacje są rzeczywiście konieczne. 

 

 

 

 

 

https://www.delightoffice.com/advantages-disadvantages-open-space-offices/ 

https://www.bbc.com/worklife/article/20180718-open-offices-make-people-talk-less-and-email-more 

https://hbr.org/2019/11/the-truth-about-open-offices (Harvard business review)