Podróż służbowa wiąże się z kosztami, które musi ponieść pracodawca. Co przysługuje pracownikowi w podróży służbowej? Wyjaśniamy.
Podróż służbowa (delegacja) i oddelegowanie. Jaka jest różnica?
Na początku warto rozróżnić i wyjaśnić czym jest podróż służbowa (delegacja) i oddelegowanie. Jest to bardzo istotne ponieważ wielu pracowników, nie zdaje sobie sprawy jaka jest różnica pomiędzy nimi.
Oddelegowanie – pracodawca oddelegowuje swojego pracownika na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę np. do innego biura. Wiąże się to z obowiązkiem wprowadzania takiej zmiany do umowy. Najczęściej informacje uzupełnia się poprzez aneks do podpisanej wcześniej umowy o pracę.
Podróż służbowa – jest to podróż tymczasowa i incydentalna, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Typowa podróż służbowa charakteryzuje się tym, że w kompleksie obowiązków pracownika stanowi zjawisko nietypowe i okazjonalne.
Rozliczenie podróży służbowej
Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami. W tym także diet przeznaczanych na wyjazd.
Zgodnie z art. 128 § 1 k.p (https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf) czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Zatem do czasu pracy wlicza się czas, w którym pracownik wykonuje zadania będące celem jego podróży służbowej np. spotkanie z kontrahentem. Czas samego dojazdu z reguły nie będzie wliczany do takiego czasu, chyba, że podróż przypada na godziny harmonogramowe pracownika.
Szczegóły dotyczące rozliczania podróży służbowej można znaleźć na stronie Państwowej Inspekcji Pracy.
Pracownik musi rozliczyć swój wyjazd służbowy u pracodawcy nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Dodatkowo zobowiązany jest załączyć rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
Środek transportu w podróży służbowej
Środek transportu w podróży zarówno służbowej krajowej jak i zagranicznej określa pracodawca. Jednak pracodawca nie może narzucić pracownikowi wykorzystania jego prywatnego samochodu. Wykorzystanie takiego środka transportu możliwe jest jedynie na wniosek pracownika. Wtedy pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
