Jak działa system Buddy?
System nazywany “buddy” to metoda wdrażania nowych pracowników i przekazywania im wiedzy, polegająca na przypisaniu im w miejscu pracy właśnie buddy’iego, czyli kolegi lub koleżanki. Stają się nim pracownicy, którzy w pierwszych tygodniach czy miesiącach pracy wprowadzają nowe osoby w organizację, kulturę, szkolą z narzędzi i procedur, ale także udzielają rad dotyczących projektu, zarządzania, przydatnych technik, które znają dobrze ze względu na dotychczasową współpracę z firmą.
W czym może pomóc Buddy?
Kompetentny buddy na początku może pomóc nowym pracownikom m.in. w określeniu:
- Kim są poszczególni ludzie w firmie (a nie opierać się tylko na sylwetkach w intranecie)
- Jak nawigować w matrycy ról zespołowych
- Kiedy myśleć strategicznie przy rozwiązywaniu pozornie błahych problemów
A ponadto ?
- Odebranie nowej osoby z recepcji pierwszego dnia pracy
- Oprowadzenie po biurze
- Pierwszy lunch
- Przekazanie zasad nieformalnych (np. kubki z logo firmy są ogólnodostępne, reszta prywatna)
- Pomoc w zdobyciu dostępów do systemów firmowych
- Wytłumaczenie funkcjonujących w firmie systemów
- Informacja, jak dopisać się do karty sportowej/ubezpieczenia
Wspólne ustalenia działu HR i Buddiego:
- Tydzień lub dwa po zatrudnieniu – to pierwsze dotknięcie tematu i sprawdzenie bazowych kwestii: czy wszystko idzie w planowanym tempie, czy pracownik zgłasza jakieś sugestie zmian
- Dwa miesiące po zatrudnieniu – to moment, w którym podejmujemy decyzję o przedłużeniu lub zakończeniu współpracy
Buddy spotka się z pytaniami typu:
- Jakie ryzyka możesz zdefiniować na poziomie zespołu, na poziomie wiedzy merytorycznej.
- Nad jakimi zadaniami pracowało wam się najsprawniej, a które miały wolne tempo.
Na końcu zespół HR powinien rozważyć, jak ocenia onboarding, ale także czy posiada pełen komplet informacji, pozwalający mu na zebranie rzetelnego feedbacku pod koniec wdrożenia.
Czym powinien charakteryzować się Buddy?
W jednym z wydań magazynu HR Business Partner Małgorzata Wasilewska, dyrektor personalny w firmie Yameo, opisując case study wdrożenia systemu buddy w firmie, nakreśliła rolę Buddy’iego jako osobę, która:
- Pierwsza zgłasza, jeśli widzi jakieś ryzyka związane ze wdrażaniem nowej osoby w firmę (jeżeli pracownik ma problemy komunikacyjne lub nie pozyskuje wiedzy zgodnie z pierwotnymi oczekiwaniami)
- Przekazuje jako pierwsza feedback dotyczący umiejętności, sugestie czy rodzaj wsparcia dla nowej osoby
- Dostarcza informację na temat tego, czy i jak widzi dalszą współpracę (przedłużenie umowy)
Firma Clemson natomiast proponuje inne możliwości wspólnych aktywności z Buddym:
- Dzielenie się zainteresowaniami pracowników z nowym członkiem zespołu
- Wspólne wyjście lub zwiedzanie historycznych zabytków po pracy
- Świętowanie ukończenia pierwszego roku nowego pracownika.
Czy w każdej organizacji potrzebny jest Buddy?
Prawda jest taka, że jest wiele organizacji, w których funkcji Buddy’ego nie ma. Czy to oznacza gorszy proces onboardingu? Oczywiście, że nie. W niektórych firmach Buddy jest obecny, tyle że nie jest to funkcja sformalizowana. Zwyczajowo przełożony wybiera osobę, która wprowadzi nowego członka zespołu. Zagrożeniem jest jednak tutaj brak standaryzacji – jeden manager będzie pamiętał o wytypowaniu, inny może zapomnieć. Tak samo aktywności podejmowane przez nieformalnych opiekunów mogą się różnić. W konsekwencji każdy nowy pracownik będzie miał inną wiedzą na początek.
Bibliografia
