Onboarding – powitanie nowego pracownika na odległość: Wyzwania związane z wprowadzeniem do pracy w erze Covid
W czasie pandemii i pracy home office, onboarding nowego pracownika może okazać się skomplikowany. Jak w tej sytuacji sprawić, aby nowy pracownik czuł się zintegrowany z organizacją? Postaramy się rzucić nieco światła na tę kwestię.
Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami, pracownikami HR i menadżerami, gdy prawie wszystko odbywa się zdalnie?
Dbałość o etap wprowadzenia nowego pracownika jest ważna z kilku powodów. Przede wszystkim pierwsze wrażenie ma duży wpływ na zaangażowanie, nawet jeśli rozmija się ono z obrazem po zakończeniu rekrutacji. Około 20% pracowników w dużych firmach zazwyczaj odchodzi z własnej inicjatywy już w trakcie okresu próbnego. Drugą kwestią, którą powinniśmy mieć na uwadze, chcąc zatrzymać pracownika, jest fakt, że każdy z nich ma swoją sieć kontaktów. Może się okazać, że pracownik, którego lubią i któremu ufają klienci, odejdzie razem z nimi. Ostatnim powodem, ale równie ważnym co poprzednie jest fakt, że dobrze przeprowadzona integracja sprawia, że jest on dwa razy bardziej efektywny.
Jest to prawdziwe wyzwanie dla działów HR i menadżerów. Niezależnie od tego, czy pracownik jest w pełnym trybie home office, czy przychodzi do biura raz w tygodniu, dystans społeczny jest wyraźną przeszkodą w integracji. Nieformalne spotkania i swobodna relacja, które są ważne dla budowania lojalności, są w dużym stopniu utrudnione. Dzisiejszy proces onboardingu wymaga zastosowania technik, które pozwolą stworzyć poczucie przynależności pomimo dystansu narzuconego przez kryzys.
Jakie metody możemy zastosować, aby stworzyć więź pomimo odległości?
Stwórz więź z kandydatem
Ważne jest, aby stworzyć więź z kandydatem jeszcze przed jego przybyciem. Rekrutacja może trwać nawet kilka tygodni, podczas których kandydat może zmienić zdanie. Wiele firm, aby temu zapobiec, przeprowadza preintegrację. Służą temu dedykowane platformy, które pozwalają na zapoznanie się z nową firmą np. wirtualne wizyty w biurach lub filmiki prezentujące przyszłych kolegów. Inną praktyką mobilizującą do działania jest „mentoring”. Pracownik może zdać się na życzliwego „opiekuna”, który będzie mu doradzać oraz ułatwi kontakt ze wszystkimi. Kluczowe pozostaje jednak zaangażowanie osób wyżej w hierarchii: od wirtualnych spotkań z liderami po codzienne wsparcie ze strony menadżerów. Ważne jest, aby zmierzyć satysfakcję nowo zatrudnionych przez szczegółową ankietę — na samym początku oraz kilka miesięcy później. Pozwoli to nam wykryć elementy do poprawy i usprawnić cały proces.
Upewnij się, że kandydat nawiązał relacje z zespołem
Pierwszy dzień w firmie zakończy się sukcesem jedynie wtedy, gdy kandydat pozna się i nawiąże relację ze swoim zespołem. Powinniśmy upewnić się, że w poczuli się jego częścią. Kierownik oraz HR powinni opowiadać o firmie, aby pracownik zrozumiał, że jest wyczekiwany. Z uwagi na pandemię, integracja będzie się odbywać głównie poza biurem. Momenty wirtualnej wymiany zdań pomiędzy nowym pracownikiem, a jego kierownikiem, czy też „mentorem” muszą być nadmiernie zaplanowane w harmonogramach. Możemy zwiększyć liczbę wideokonferencji, podczas których nowy pracownik będzie miał kontakt z zespołem.
Zadbaj o integrację
Zadbajmy o to, aby nie wszystkie wirtualne spotkania były formalne w treści. Równie dobrze mogą to być rozmowy oderwane od pracy, takie jak wirtualna poranna kawa czy śniadanie. Sam fakt wprowadzenia ich w życie i uczynienia stałym punktem programu każdego pracownika daje im pewność, że mogą wymienić się informacjami ze wszystkimi współpracownikami. Ciekawym pomysłem na integrację pracowników są również wydarzenia organizowane online przez firmy eventowe, takie jak warsztaty kulinarne, wirtualny escape room itp. Obecnie trudno jest wyjść poza te wirtualne wydarzenia, które pomagają utrzymać względną spójność zespołu. Jednak, aby jeszcze bardziej zintegrować kandydata, konieczne jest również zaangażowanie go w projekty, które pozwolą mu na integrację z wieloma ludźmi. Włączaj ich do wspólnych działań na tyle, aby czuli się częścią zespołu. Nawet pracując w pełni zdalnie, możemy uniknąć pułapek izolacji. Pracownicy HR powinni zachęcać kierowników do częstych rozmów z nowymi pracownikami.
Czy powinniśmy edukować zespół i zachęcać pracowników do podejmowania działań we własnym zakresie?
Menadżer musi być bardzo obecny, ale zespół również. Jest to w interesie firmy, aby inni pracownicy byli aktywni w procesie onboardingu. Nie da się tego zrobić wyłącznie z działem HR, menadżerami i „mentorami”. Ważne jest, aby uświadomić wszystkim, w jaki sposób mogą pomagać nowym pracownikom. Można zrobić na ten temat np. szkolenie — nie o relacjach społecznych, ale o roli, jaką mogą odegrać, aby nowi pracownicy czuli się komfortowo w firmie. Czasem wystarczy naprawdę niewiele, żeby się zaaklimatyzowali i czuli „jak u siebie”.
